Définition des frais de transport

Que sont les frais de déplacement ?

Les frais de déplacement sont des frais engagés en raison des moyens habituels du contribuable pour se rendre à son lieu de travail. Les frais de déplacement peuvent inclure les frais de voiture, les frais de vélo et les frais de transport en commun. Ces frais ne sont pas déductibles des impôts aux États-Unis

Comprendre les frais de déplacement

La première et la plus importante chose à savoir sur les frais de déplacement est qu’ils ne sont jamais déductibles. Les déplacements domicile-travail sont compris par le code des impôts comme un coût de faire des affaires qui affecte à la fois les propriétaires d’entreprise et les employés. Aller de votre domicile à votre travail et en revenir, même si ce voyage est de cent miles ou plus dans chaque sens, est un trajet domicile-travail, pas un voyage d’affaires.

Il en va de même si vous travaillez à domicile mais que vous vous rendez occasionnellement au Starbucks avec votre ordinateur portable. Votre voyage au café est considéré comme un trajet domicile-travail, et non comme un voyage d’affaires, car vous ne commencez à travailler qu’une fois sur place.

Les frais de voyage d’affaires sont déductibles, et ces déductions suivent la règle empirique suivante : une fois que vous avez commencé à travailler sur votre lieu de travail, les déplacements que vous effectuez vers d’autres lieux de travail sont des voyages d’affaires et constituent une dépense déductible.

Les frais de déplacement peuvent comprendre les billets de train, de métro, d’autobus ou de traversier, ou l’essence. Certaines entreprises offrent une indemnité de déplacement ou des coûts intégrés aux avantages, mais souvent, les frais de déplacement sont payés de leur poche par les employés, les gestionnaires et les propriétaires d’entreprise.

Considérations particulières

Selon l’Internal Revenue Service (IRS), un compte de remboursement des frais de transport, autorisé par le chapitre 132 de l’Internal Revenue Code, permet aux employés de déduire leurs frais de stationnement et de transport avant impôt. En 2022, les employés peuvent déduire jusqu’à 280 $ par mois pour les frais de transport (augmenté à 300 $ pour 2023) ou jusqu’à un maximum de 280 $ par mois pour le stationnement (augmenté à 300 $ pour 2023).

Lorsque la Tax Cuts and Jobs Act a été promulguée le 22 décembre 2017, elle a eu un impact sur les employeurs ayant des employés en déplacement. Les employeurs ne reçoivent plus de déduction fédérale pour offrir des avantages de transport en commun, de stationnement, de véhicule routier de banlieue ou de stationnement aux employés, sauf si cela est nécessaire pour assurer la sécurité des employés.

Exemples de frais de déplacement

Si vous conduisez une voiture, faites du vélo ou utilisez le transport en commun pour vous rendre au travail, ces dépenses ne sont pas déductibles de vos impôts, même si vous êtes le propriétaire de l’entreprise. Les déplacements aller-retour entre le travail et votre résidence sont considérés comme des déplacements domicile-travail et non comme des déplacements professionnels déductibles.

Certains employeurs offrent une indemnité de transport aux employés en tant qu’avantage social imposable qualifié (QTFB), ce qui signifie que les employés peuvent payer le transport en commun avec des dollars avant impôt. Et certains employeurs paieront le transport en commun des employés en tant qu’avantages sociaux non qualifiés jusqu’à un certain montant (généralement pas plus que les 300 $ déductibles d’impôt autorisés par l’IRS à partir de 2023).

Si vous voyagez souvent pour le travail, vos frais de déplacement se terminent une fois que vous êtes arrivé au travail, et les déplacements entre cette date et le moment où vous quittez le travail pour rentrer chez vous peuvent être considérés comme des voyages d’affaires et non comme des frais de déplacement. Par exemple, si vous êtes un entrepreneur et que vous conduisez dix miles jusqu’à votre premier chantier, ces dix miles sont comptés comme des trajets domicile-travail, mais pas comme des voyages d’affaires. Si vous conduisez encore 10 milles vers un deuxième site et dix autres vers un troisième site, ces vingt milles sont considérés comme des voyages d’affaires et sont déductibles. Après avoir quitté le troisième site pour rentrer chez vous, les miles que vous parcourez sont à nouveau des miles de trajet et non des voyages d’affaires.

Si vous travaillez à domicile mais que vous décidez de quitter votre bureau à domicile pour un café, l’argent que vous dépensez pour vous rendre au café est considéré comme un trajet domicile-travail et n’est pas déductible. Cela signifie qu’une fois que vous avez commencé à travailler au café, si vous voyagez pour rencontrer un client dans un café différent, ce voyage peut être considéré comme un voyage d’affaires et peut être éligible à une déduction fiscale.