Définition des comptes fournisseurs (AP)



Que sont les comptes fournisseurs (AP) ?

Les comptes fournisseurs (AP) sont un compte du grand livre général qui représente l’obligation d’une entreprise de rembourser une dette à court terme envers ses créanciers ou ses fournisseurs. Un autre usage courant de « AP » fait référence au département ou à la division commerciale responsable des paiements dus par l’entreprise aux fournisseurs et autres créanciers.

Points clés à retenir

  • Les comptes créditeurs sont des montants dus aux vendeurs ou aux fournisseurs pour des biens ou des services reçus qui n’ont pas encore été payés.
  • La somme de tous les montants impayés dus aux fournisseurs est indiquée comme le solde des comptes créditeurs sur le bilan de l’entreprise.
  • L’augmentation ou la diminution du total AP par rapport à la période précédente apparaît sur le tableau des flux de trésorerie.
  • La direction peut choisir de payer ses factures impayées le plus près possible de leur date d’échéance afin d’améliorer les flux de trésorerie.

Comprendre les comptes fournisseurs

Le solde total des comptes créditeurs (AP) d’une entreprise à un moment précis apparaîtra sur son bilan dans la section des passifs courants. Les comptes créditeurs sont des dettes qui doivent être remboursées dans un délai donné pour éviter tout défaut de paiement. Au niveau de l’entreprise, AP fait référence aux paiements de la dette à court terme dus aux fournisseurs. Le créditeur est essentiellement une reconnaissance de dette à court terme d’une entreprise à une autre entreprise ou entité. L’autre partie enregistrerait la transaction comme une augmentation de ses comptes débiteurs du même montant.

AP est une figure importante dans le bilan d’une entreprise. Si AP augmente sur une période précédente, cela signifie que l’entreprise achète plus de biens ou de services à crédit, plutôt que de payer comptant. Si l’AP d’une entreprise diminue, cela signifie que l’entreprise paie ses dettes de la période précédente à un rythme plus rapide qu’elle n’achète de nouveaux articles à crédit. La gestion des comptes fournisseurs est essentielle à la gestion des flux de trésorerie d’une entreprise.

Lors de l’utilisation de la méthode indirecte pour préparer le tableau des flux de trésorerie, l’augmentation ou la diminution nette des AP par rapport à la période précédente apparaît dans la section supérieure, les flux de trésorerie provenant des activités d’exploitation. La direction peut utiliser AP pour manipuler les flux de trésorerie de l’entreprise dans une certaine mesure. Par exemple, si la direction souhaite augmenter les réserves de trésorerie pendant une certaine période, elle peut prolonger le temps nécessaire à l’entreprise pour payer tous les comptes en souffrance dans AP. Cependant, cette flexibilité de payer plus tard doit être mise en balance avec les relations continues que l’entreprise entretient avec ses fournisseurs. C’est toujours une bonne pratique commerciale de payer les factures à leur date d’échéance.

Enregistrement des comptes fournisseurs

Une comptabilité correcte en partie double exige qu’il y ait toujours un débit et un crédit de compensation pour toutes les écritures effectuées dans le grand livre général. Pour enregistrer les comptes créditeurs, le comptable crédite les comptes créditeurs lors de la réception de la facture ou de la facture. La compensation de débit pour cette écriture va généralement à un compte de dépenses pour le bien ou le service qui a été acheté à crédit. Le débit pourrait également être porté à un compte d’actif si l’article acheté était un actif capitalisable. Lorsque la facture est payée, le comptable débite les comptes créditeurs pour diminuer le solde du passif. Le crédit compensatoire est porté sur le compte de trésorerie, ce qui diminue également le solde de trésorerie.

Par exemple, imaginez qu’une entreprise reçoive une facture de 500 $ pour des fournitures de bureau. Lorsque le service AP reçoit la facture, il enregistre un crédit de 500 $ dans les comptes fournisseurs et un débit de 500 $ sur les dépenses de fournitures de bureau. Le débit de 500 $ pour les dépenses de fournitures de bureau est transféré au compte de résultat à ce stade, de sorte que la société a enregistré la transaction d’achat même si l’argent n’a pas été versé. Ceci est conforme à la comptabilité d’exercice, où les dépenses sont comptabilisées lorsqu’elles sont encourues plutôt que lorsque les liquidités changent de mains. L’entreprise paie ensuite la facture et le comptable inscrit un crédit de 500 $ sur le compte de caisse et un débit de 500 $ sur les comptes créditeurs.

Une entreprise peut avoir de nombreux paiements en cours dus à des fournisseurs à un moment donné. Tous les paiements en souffrance dus aux fournisseurs sont enregistrés dans les comptes créditeurs. En conséquence, si quelqu’un regarde le solde des comptes créditeurs, il verra le montant total que l’entreprise doit à tous ses fournisseurs et prêteurs à court terme. Ce montant total apparaît au bilan. Par exemple, si l’entreprise ci-dessus a également reçu une facture pour des services d’entretien des pelouses d’un montant de 50 $, le total des deux écritures dans les comptes créditeurs équivaudrait à 550 $ avant que l’entreprise ne rembourse ces dettes.

Comptes fournisseurs vs comptes fournisseurs

Bien que certaines personnes utilisent les expressions « comptes fournisseurs » et « dettes commerciales » de manière interchangeable, les expressions font référence à des situations similaires mais légèrement différentes. Les dettes commerciales constituent l’argent qu’une entreprise doit à ses fournisseurs pour les biens liés aux stocks, tels que les fournitures commerciales ou les matériaux qui font partie de l’inventaire. Les comptes créditeurs comprennent toutes les dettes ou obligations à court terme de la société.

Par exemple, si un restaurant doit de l’argent à une entreprise d’alimentation ou de boissons, ces articles font partie de l’inventaire et donc de ses dettes commerciales. Pendant ce temps, les obligations envers d’autres entreprises, telles que l’entreprise qui nettoie les uniformes du personnel du restaurant, entrent dans la catégorie des comptes fournisseurs. Ces deux catégories relèvent de la catégorie plus large des comptes créditeurs, et de nombreuses entreprises combinent les deux sous le terme comptes créditeurs.

Comptes fournisseurs et comptes clients

Les comptes débiteurs et les comptes créditeurs sont essentiellement opposés. Les comptes créditeurs sont l’argent qu’une entreprise doit à ses fournisseurs, tandis que les comptes débiteurs sont l’argent qui est dû à l’entreprise, généralement par les clients. Lorsqu’une entreprise effectue des transactions à crédit avec une autre, l’une enregistre une entrée dans les comptes créditeurs dans ses livres tandis que l’autre enregistre une entrée dans les comptes débiteurs.

Quels sont les exemples de comptes fournisseurs ?

Une dette est créée chaque fois que de l’argent est dû par une entreprise pour des services rendus ou des produits fournis qui n’ont pas encore été payés par l’entreprise. Cela peut provenir d’un achat à crédit auprès d’un fournisseur, ou d’un abonnement ou d’un paiement échelonné qui est dû après la réception des biens ou des services.

Où puis-je trouver les comptes fournisseurs d’une entreprise ?

Les comptes créditeurs se trouvent sur le bilan d’une entreprise, et puisqu’ils représentent des fonds dus à d’autres, ils sont comptabilisés comme un passif à court terme.

En quoi les comptes fournisseurs sont-ils différents des comptes clients ?

Les créances représentent les fonds dus à l’entreprise pour services rendus et sont comptabilisées à l’actif. Les comptes créditeurs, quant à eux, représentent les fonds que l’entreprise doit à d’autres. Par exemple, les paiements dus aux fournisseurs ou aux créanciers. Les dettes sont inscrites au passif.

Les comptes fournisseurs sont-ils une dépense d’entreprise ?

Non. Certaines personnes croient à tort que les comptes créditeurs font référence aux dépenses courantes des opérations principales d’une entreprise, mais il s’agit d’une interprétation incorrecte du terme. Les charges figurent au compte de résultat de l’entreprise, tandis que les dettes sont inscrites au passif du bilan.

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