Définition d’enregistrement d’en-tête de lot

Qu’est-ce qu’un enregistrement d’en-tête de lot ?

Un enregistrement d’en-tête de lot est une méta-information standard concernant le transfert d’un groupe de données (un lot), généralement dans le domaine bancaire. L’enregistrement d’en-tête de lot contient identifie l’origine d’une transaction et résume les débits et les crédits impliqués, ce qui est crucial pour le bon traitement du lot. Il s’agit d’un élément clé du traitement par lots.

Bien que l’enregistrement d’en-tête de lot soit principalement utilisé dans les transactions bancaires, il est également utilisé dans d’autres transferts importants, tels que les entreprises, les services et les hôpitaux.

Fonctionnement des enregistrements d’en-tête de lot

Dans le domaine bancaire, l’enregistrement d’en-tête de lot est utilisé dans la chambre de compensation automatisée (ACH), qui est un système de transfert électronique de fonds orienté lot. Pour commencer, la transaction reçoit un enregistrement d’en-tête de fichier pour identifier l’origine et les caractéristiques du fichier. Ceci est suivi d’un certain nombre de lots, chacun avec son propre enregistrement d’en-tête de lot. Lorsqu’il est combiné avec les enregistrements de détail d’entrée, l’enregistrement d’en-tête de lot décrit entièrement la transaction.

Chaque lot contient également des enregistrements de détails d’entrée, chacun pouvant être suivi d’un ou plusieurs enregistrements d’addenda, si nécessaire ou tel que requis par le code SEC utilisé.

Le traitement par lots est le traitement des transactions dans un groupe ou un lot. Aucune interaction de l’utilisateur n’est requise une fois le traitement par lots en cours. Cela différencie le traitement par lots du traitement des transactions, qui implique le traitement des transactions une par une et nécessite l’interaction de l’utilisateur.

Si le traitement par lots peut être effectué à tout moment, il est particulièrement adapté aux traitements de fin de cycle, comme par exemple pour le traitement des déclarations d’une banque en fin de journée ou la génération de paies mensuelles ou bihebdomadaires.

Informations incluses dans l’enregistrement d’en-tête de lot

En règle générale, un enregistrement d’en-tête de lot commence par un code de type d’enregistrement, un code numérique qui indique que l’enregistrement est un enregistrement d’en-tête de lot. L’enregistrement d’en-tête de lot identifie également la société ou l’organisation d’où provient le lot à suivre. Il identifiera également le but des entrées trouvées dans le lot. Par exemple, un donneur d’ordre peut inclure un code tel que « Salaire » ou « Facture d’électricité » dans le code d’en-tête de lot pour indiquer l’objet des transactions à décrire dans les entrées de lot.

Le code d’en-tête de lot indiquera en outre la date d’entrée effective de toutes les transactions incluses dans le lot. Ces données s’appliquent à tous les enregistrements de détail d’entrée du lot.

Si l’expéditeur souhaite modifier ou modifier l’une des données de date d’entrée effective ou de finalité, il doit créer un nouveau lot afin de classer ces données sous l’enregistrement d’en-tête de lot. Par exemple, si un expéditeur souhaite traiter les paiements à la fois pour le salaire régulier et les primes des employés, il doit créer deux lots avec deux enregistrements d’en-tête de lot, un pour « Paie » et un pour « Bonus ». Les informations incluses dans l’enregistrement d’en-tête de lot sont essentielles au traitement efficace et précis du lot.