Définition de l’achat au paiement



Qu’est-ce que l’achat pour payer ?

Purchase-to-pay est un système intégré qui automatise entièrement le processus d’achat de biens et services pour une entreprise. Le système a gagné son nom parce qu’il gère tous les aspects de l’acquisition, de l’achat de marchandises au paiement du vendeur. Les principaux avantages de l’achat au paiement sont l’efficacité, les économies de coûts et une visibilité accrue sur les finances et les achats.

Comprendre l’achat pour payer

Le système d’achat pour payer commence par la demande, passe à l’approvisionnement et se termine par le paiement. La réquisition est le processus de demande formelle d’un service, d’un article ou d’un produit avec un formulaire de demande d’achat. L’approvisionnement se produit lorsque les biens ou les services sont reçus. Le système se termine lorsque le paiement est effectué.

Points clés à retenir

  • Purchase-to-pay est un système d’achat complet pour les entreprises, de l’achat de biens au paiement des fournisseurs.
  • L’achat pour payer est également appelé P2P, procure-to-pay, eProcurement ou req-to-cheque.
  • Le processus de l’achat au paiement est automatisé, réduit les coûts et réduit les risques.
  • L’achat pour payer n’est pas conçu pour accélérer le paiement des fournisseurs car cela n’est pas dans l’intérêt des entreprises qui souhaitent conserver leur trésorerie le plus longtemps possible.
  • Les systèmes d’achat pour payer sont conçus pour améliorer l’efficacité et les contrôles financiers.

L’achat au paiement cherche à optimiser le processus d’achat, profitant ainsi à l’organisation grâce à de meilleurs contrôles financiers et à une meilleure efficacité. Ce système rationalisé et intégré permet d’économiser des coûts et de réduire les risques. Un système d’achat pour payer typique comprend cinq étapes et exigences d’achèvement :

  • Catalogues: Les catalogues des fournisseurs privilégiés sont la première exigence dans un système d’achat pour payer.
  • Demandes d’achat: Une fois qu’un produit a été sélectionné dans un catalogue, l’acheteur envoie une demande d’achat au responsable approprié.
  • Flux de commande d’achat: Un bon de commande est généré une fois la demande d’achat approuvée par le gestionnaire.
  • Facturation: Il s’agit d’un élément essentiel d’un système d’achat pour payer, car le traitement manuel des factures est un processus extrêmement laborieux et chronophage. Le traitement automatisé des factures permet d’économiser du temps et de l’argent et comprend une fonction de rapprochement qui fait correspondre les bons de commande aux factures.
  • Paiement: Une fois qu’une facture est approuvée pour paiement, un fichier est généré dans le système de comptabilité fournisseurs de l’entreprise. La facture approuvée donne lieu au paiement du fournisseur à la fin de la période pour laquelle le fournisseur a accordé un crédit.

Les systèmes d’achat pour payer ne sont pas destinés à accélérer le processus de paiement. Bien qu’il s’agisse d’un objectif louable, la réalité est que ce ne serait pas une priorité pour la plupart des entreprises, car le paiement plus rapide des factures affecterait le calendrier de leurs propres flux de trésorerie. L’objectif d’un système d’achat pour payer est plutôt d’améliorer l’efficacité et les contrôles financiers, car les services financiers disposent de données d’achat en temps opportun.

Fait en bref

Les systèmes d’achat pour payer sont des processus automatisés qui réduisent les coûts de main-d’œuvre et augmentent la précision.

Les meilleures pratiques pour les systèmes d’achat au paiement incluent une technologie solide qui utilise un point de contact unique, tel qu’un portail fournisseur, une complexité réduite dans les catalogues et les canaux d’achat, et l’assistance de la direction. Il peut fournir des données clés sur le montant dépensé, les produits ou services reçus et les délais de livraison.

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