Définition de la paie

Qu’est-ce que la paie ?

La masse salariale est la rémunération qu’une entreprise doit verser à ses employés pour une période déterminée ou à une date donnée. Il est généralement géré par le service comptabilité ou ressources humaines d’une entreprise. La paie des petites entreprises peut être gérée directement par le propriétaire ou un associé.

De plus en plus, la paie est sous-traitée à des entreprises spécialisées qui gèrent le traitement des chèques de paie, les avantages sociaux, les assurances et les tâches comptables, telles que la retenue d’impôt. De nombreuses entreprises fintech de la paie, telles que Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel et Wagestream, tirent parti de la technologie pour simplifier les processus de paie. Ces solutions rémunèrent les employés plus facilement et plus rapidement, et fournissent des documents numériques liés à la paie avec des services technologiques innovants requis par l’économie des concerts et de l’externalisation.

La paie peut également faire référence à la liste des salariés d’une entreprise et au montant de la rémunération due à chacun d’eux. La masse salariale est une dépense majeure pour la plupart des entreprises et est presque toujours déductible, ce qui signifie que la dépense peut être déduite du revenu brut, réduisant ainsi le revenu imposable de l’entreprise. La paie peut différer d’une période de paie à l’autre en raison des heures supplémentaires, des indemnités de maladie et d’autres variables.

Comprendre la paie

La paie est le processus de paiement des employés d’une entreprise, qui comprend le suivi des heures travaillées, le calcul de la rémunération des employés et la distribution des paiements par dépôt direct sur les comptes bancaires des employés ou par chèque. Cependant, les entreprises doivent également exécuter des fonctions comptables pour enregistrer la paie, les impôts retenus, les primes, les heures supplémentaires, les congés de maladie et les indemnités de vacances. Les entreprises doivent mettre de côté et enregistrer le montant à payer au gouvernement pour l’assurance-maladie, la sécurité sociale et les impôts sur le chômage.

De nombreuses entreprises utilisent des solutions logicielles pour gérer leur paie. L’employé saisit ses heures via une API, et sa paie est traitée et déposée sur ses comptes bancaires.

De nombreuses moyennes et grandes entreprises externalisent les services de paie pour rationaliser le processus. Les employeurs suivent le nombre d’heures de travail de chaque employé et transmettent cette information au service de paie. Le jour de la paie, le service de paie calcule le montant brut que l’employé est dû en fonction du nombre d’heures ou de semaines travaillées au cours de la période de paie et du taux de rémunération. Le service déduit les impôts et autres retenues sur les revenus et paie ensuite les employés.

Considérations particulières

Les employeurs avec des ventes brutes de 500 000 $ ou plus par an sont soumis aux exigences de la Fair Labor Standards Act (FLSA) adoptée en 1938. Il s’agit d’une loi américaine qui protège les travailleurs contre certaines pratiques salariales injustes. La FLSA énonce diverses réglementations du travail, notamment le salaire minimum, les exigences en matière de rémunération des heures supplémentaires et les limitations du travail des enfants. Par exemple, les règles de la FLSA spécifient quand les travailleurs sont pris en compte et quand ils doivent être payés en heures supplémentaires.

La loi exige que les heures supplémentaires, c’est-à-dire les heures travaillées au-delà de 40 heures par semaine, soient payées à une fois et demie le taux horaire normal. Certains employés sont exemptés de la FLSA et la loi ne s’applique pas aux entrepreneurs indépendants ou aux bénévoles, car ils ne sont pas considérés comme des employés.

Certains travailleurs horaires ne sont pas couverts par la FLSA mais sont soumis à d’autres réglementations. Par exemple, les cheminots sont régis par la Loi sur le travail des chemins de fer, et les chauffeurs routiers relèvent de la Loi sur les transporteurs routiers.

La FLSA explique également comment traiter les travaux qui sont principalement compensés par des pourboires. Dans le cas des travailleurs des services à pourboire, l’employeur doit payer le salaire minimum à l’employé à moins qu’il ne reçoive régulièrement plus de 30 $ par mois en pourboires.

Avantages et inconvénients de l’utilisation de services de paie professionnels

L’un des principaux avantages des services de paie est leur capacité à produire une variété de rapports qui simplifient les procédures comptables et aident les entreprises à s’assurer qu’elles sont en conformité avec les exigences légales et fiscales en matière de déclaration. Le service de paie peut également conserver un enregistrement du nombre de vacances ou de temps personnel utilisés par les employés.

En ce qui concerne les inconvénients, lorsque les entreprises externalisent leur système de paie, elles doivent s’appuyer sur des personnes extérieures à l’entreprise pour une comptabilité précise. En cas d’erreur, le personnel sur place de l’entreprise doit faire face aux employés mécontents. Les entreprises peuvent également faire face à des pénalités fiscales pour les erreurs commises par le service de paie.

Un autre inconvénient est que les services de paie sont plus chers que la gestion de la paie en interne. Les services peuvent facturer des frais mensuels fixes ou offrir différentes structures de paiement pour différents niveaux de service. En raison de leur coût, les services de paie peuvent ne pas être la meilleure option pour les petites entreprises avec des budgets d’exploitation serrés.

Logiciels de paie

Au lieu d’utiliser des services de paie spécialisés, certaines entreprises choisissent de s’appuyer sur des logiciels de paie. Une fois que l’entreprise achète le logiciel, il n’y a pas de frais mensuels supplémentaires. Les logiciels incluent généralement des formulaires fiscaux imprimables et des tableaux de retenues à la source. En plus des économies financières, les systèmes de paie internes aident les entreprises à préserver la confidentialité des informations financières confidentielles. Cependant, les logiciels peuvent prendre beaucoup de temps, ce qui peut poser problème pour les petites entreprises avec peu de personnel.

Les propriétaires de petites entreprises bénéficient d’un logiciel de comptabilité car il les aide à suivre les comptes débiteurs et créditeurs, à évaluer leur rentabilité et à se préparer pour la saison des impôts. Une petite entreprise est une entreprise qui peut utiliser des logiciels prêts à l’emploi sans nécessiter de personnalisations poussées. À mesure qu’une entreprise se développe, ses besoins comptables deviennent plus complexes et un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) personnalisé est souvent nécessaire.

Il existe de nombreux types de logiciels de comptabilité basés sur le cloud disponibles pour les petites entreprises. Le type d’industrie et le nombre d’employés sont deux facteurs qui dicteront quel logiciel de comptabilité est approprié. Par exemple, un pigiste n’aurait pas besoin des mêmes fonctionnalités dans un logiciel de comptabilité qu’un restaurateur.

Investopedia a réalisé un aperçu des logiciels de comptabilité pour les petites entreprises et évalué leur coût, leur facilité d’utilisation, leurs fonctionnalités, leurs intégrations et leur évolutivité. QuickBooks Online était considéré comme le meilleur logiciel global, Xero était considéré comme le meilleur pour les propriétaires de micro-entreprises, FreshBooks était le meilleur pour les entreprises de services, QuickBooks Self-Employed était le meilleur pour les indépendants à temps partiel et Wave était le meilleur logiciel gratuit.

FAQ

Qu’est-ce qu’une réduction des charges sociales ?

Les charges sociales incluent la sécurité sociale, qui prend 6,2 % de votre revenu jusqu’à 132 900 $. Les charges sociales paient également pour l’assurance-maladie, qui prend 1,45 % de vos revenus. Les employeurs paient également des charges sociales. Ils paient 6,2 % de votre revenu, donc le gouvernement perçoit 12,4 % de votre revenu total et votre employeur verse 1,45 % de votre revenu à Medicare.

Une réduction des charges sociales signifierait que moins d’impôts sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie sont retenus et prélevés sur les chèques de paie. L’idée est que les travailleurs et les entreprises rapporteraient un peu plus à chaque chèque de paie et cela les encouragerait à dépenser plus et à stimuler l’économie.

Qu’est-ce qu’un congé d’impôt sur les salaires ?

Un congé d’impôt sur les salaires est un report de la perception des impôts sur les salaires à une date ultérieure, date à laquelle ces impôts deviendraient dus. Un report de l’impôt sur les salaires est destiné à fournir un certain soulagement financier temporaire aux travailleurs en augmentant temporairement leur salaire net.

Comment calculez-vous les charges sociales ?

La façon dont vous calculez les charges sociales dépendra de votre entreprise et de vos lois locales. Cependant, voici quelques directives générales fournies par QuickBooks. La première étape consiste à calculer le salaire brut de vos employés.

1. Calculez le salaire brut de vos employés

Vous pouvez déterminer le salaire brut d’un employé à l’aide de son taux de rémunération et de vos périodes de paie prévues. La plupart des entreprises paieront leurs employés chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois. Pour calculer le salaire brut horaire d’un employé, multipliez ses heures travaillées au cours de la période de paie par son taux de rémunération horaire. La formule est la suivante :

Taux horaire x nombre total d’heures travaillées dans la période de paie = salaire brut

Pour calculer le salaire brut d’un salarié, divisez son salaire annuel par le nombre de périodes de paie dans l’année. La formule est la suivante :

Salaire annuel / nombre de périodes de paie dans l’année = salaire brut

Par example. Un employé gagne 50 000 $ par année. Leur entreprise paie les employés toutes les deux semaines pour un total de 26 périodes de paie. Par conséquent, le salaire brut de l’employé est de 1 923,08 $.

2. Bénéficiez des déductions avant impôt

Après avoir déterminé le salaire brut, vous devrez tenir compte des déductions. Il s’agit de déductions fiscales, mais d’autres déductions avant impôt peuvent également s’appliquer. Les déductions avant impôt comprennent :

• 401(k) et certains régimes de retraite
• Régimes d’assurance maladie
• Cotisations au compte d’épargne-santé (HSA) ou au compte de dépenses flexibles (FSA)
• Certains régimes d’assurance-vie

3. Déduire les impôts (FICA, chômage et impôts sur le revenu)

Une fois que vous avez souscrit des déductions avant impôt, le reste de la rémunération est imposé. Le taux d’imposition FICA est de 7,65 % à 1,45 % pour l’assurance-maladie et de 6,2 % pour les taxes de sécurité sociale. Les autres taux d’imposition seront déterminés par les lois fédérales, étatiques ou locales et le W-4 de votre employé.

Calculez les impôts fédéraux sur le revenu à l’aide des tables d’imposition de l’IRS. Le plus souvent, vous paierez des impôts fédéraux lorsque vous paierez des impôts de sécurité sociale et d’assurance-maladie. Déclarez tous les paiements sur le formulaire IRS 941.

Déduisez l’impôt FICA de 7,65 % du salaire brut de l’employé. En tant qu’employeur, vous devez égaler la contribution de chaque employé. L’entreprise soumet les cotisations de l’employé et de l’entreprise à la sécurité sociale et à l’assurance-maladie.

Par exemple, un employé gagne 1 923 $ en salaire brut pour la dernière période de paie. Pour calculer la contribution fiscale de l’employé à la sécurité sociale, multipliez 1 923 $ par 0,062 pour obtenir 119,26 $. Pour calculer la contribution fiscale de l’employé à Medicare, multipliez 1 923 $ par 0,0145 pour obtenir 27,88 $. Au total, la contribution fiscale FICA de l’employé est de 147,14 $ pour la période de paie, que l’employeur doit égaler. Dans ce cas, l’employeur doit payer 294,28 $ à l’IRS. La moitié est une dépense directe pour l’entreprise, et l’autre moitié est retenue sur le salaire de l’employé.

Les employeurs ne correspondent pas aux déductions fiscales, mais ils paient des impôts fédéraux sur le chômage. L’assistant de retenue sur le revenu de l’IRS vous aidera à déterminer le montant d’impôt fédéral sur le revenu que vos employés doivent.

4. Toute retenue volontaire doit être prélevée sur le reste du salaire. Ceux-ci peuvent inclure :

• Cotisations Roth 401(k).
• Régimes d’assurance-vie.
• Régimes d’assurance invalidité de longue durée.
• Les saisies-arrêts sur salaire.
• Cotisations syndicales.

Après toutes les taxes et déductions, le montant restant correspond au montant que l’employé gagne à la maison le jour de la paie.

Qu’est-ce que le programme de protection des chèques de paie ?

Le Paycheck Protection Program était un programme de prêt issu de la loi CARES (Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security). Il a été promulgué le 5 juin 2020. Initialement, il s’agissait d’un programme de 350 milliards de dollars visant à fournir aux petites entreprises américaines huit semaines d’aide en matière de trésorerie grâce à des prêts garantis à 100 % par le gouvernement fédéral et soutenus par la Small Business Administration (SBA). Le programme visait à aider les petites entreprises à respecter leurs obligations salariales et à conserver leurs travailleurs pendant la pandémie.

Résultat final

Le traitement de la paie est une entreprise complexe et longue qui nécessite le respect de règles et réglementations fédérales et étatiques strictes. Cela nécessite une tenue de dossiers approfondie et une attention aux détails. Les petites entreprises gèrent souvent leur propre paie à l’aide d’un logiciel basé sur le cloud. D’autres entreprises choisissent d’externaliser leurs fonctions de paie ou d’investir dans un système ERP intégré qui gère l’ensemble de la comptabilité et de la paie.