Définition de la lettre de mission
Qu’est-ce qu’une lettre de mission ?
Une lettre de mission est un accord écrit qui décrit la relation d’affaires à établir entre un client et une entreprise. La lettre détaille la portée de l’accord, ses conditions et ses coûts. Le but d’une lettre de mission est de définir les attentes des deux parties à l’accord.
Points clés à retenir
- Une lettre de mission définit une relation d’affaires entre deux parties.
- Une lettre d’engagement limite les responsabilités de l’entreprise, directement ou par inférence.
- Un large éventail d’entreprises, y compris des avocats, des auditeurs, des comptables et des consultants, utilisent régulièrement des lettres de mission, que leurs clients soient des particuliers ou de grandes entreprises.
Comment fonctionne une lettre de mission
Une lettre d’engagement a le même objectif qu’un contrat entre deux parties. Cependant, son format est moins formel qu’un contrat et il évite généralement le jargon juridique.
La lettre vise à décrire brièvement mais précisément les services à livrer, les termes et conditions, le ou les délais et la compensation. Une lettre d’engagement est un document légal et contraignant dans une transaction commerciale.
Une lettre de mission est moins formelle qu’un contrat, mais reste un document juridiquement contraignant qui peut être utilisé devant un tribunal.
Une lettre de mission sert également à limiter l’étendue des services de l’entreprise. Par exemple, lorsqu’une personne ou une entreprise retient les services d’un avocat, la lettre peut décrire le but spécifique ou le domaine d’expertise dans lequel ses services peuvent être utilisés.
Un entrepreneur qui engage un avocat pour rédiger un achat de terrain ne peut pas appeler l’avocat pour obtenir des conseils sur son divorce. La lettre de mission n’énoncera pas ce fait aussi simplement, mais le sens sera clair.
Une lettre de mission ne devient pas juridiquement contraignante tant qu’elle n’est pas signée par toutes les parties.
Avantages d’une lettre de mission
Définir les attentes est important. Le client est rassuré de savoir quand un service sera terminé et combien cela coûtera. La lettre indique également clairement si d’autres coûts sont impliqués qui ne sont pas couverts par l’accord, tels que les logiciels requis qui doivent être achetés séparément par le client.
L’entreprise a fixé des limites au travail qui doit être effectué. Cela a pour but d’empêcher la » dérive de la portée « , quelque chose que redoute tout comptable fiscaliste et avocat. La lettre peut également citer des services qui se trouvent en dehors de l’accord actuel mais qui peuvent être ajoutés à l’avenir au besoin, avec une estimation des coûts de ces ajouts.
Une lettre de mission peut inclure une clause concernant la médiation ou l’arbitrage exécutoire pour la relation. Cette clause fournit des orientations pour la gestion de tout litige pouvant survenir entre les parties.
Considérations particulières
Si la relation est à long terme, de nombreuses entreprises exigent que leur lettre de mission soit mise à jour et signée à nouveau par le client chaque année.
Cela permet d’éventuelles modifications de la relation commerciale dans le temps et renforce la valeur juridique du document. Il rappelle également au client la portée de l’accord, prévenant peut-être la » dérive de la portée « .
Qui prépare la lettre d’engagement ?
La lettre de mission est rédigée par l’entreprise prestataire, souvent avec l’aide d’un avocat.
Une lettre de mission est-elle la même chose qu’un contrat ?
Les lettres de mission sont moins formelles et généralement plus courtes qu’un contrat traditionnel. Cependant, ils partagent également certains traits importants, tels qu’être juridiquement contraignants et conçus pour réduire la responsabilité.
Quand faut-il envoyer une lettre de mission ?
Les lettres de mission doivent être présentées au client au début de la relation avant le début des travaux. Ils doivent également être réédités périodiquement, en particulier lorsque l’étendue des services change.
À quelle fréquence les lettres de mission doivent-elles être mises à jour ?
Pour jouer la sécurité, les entreprises exigent généralement que leur lettre de mission soit mise à jour et signée chaque année. Un nouveau doit toujours être émis si l’étendue des services change. Cependant, même si l’accord reste le même, il peut toujours être judicieux de réécrire une lettre de mission pour augmenter la valeur juridique du document.
L’essentiel
Les entreprises offrant un service peuvent faire face à toutes sortes de problèmes si elles ne définissent pas leurs limites dans un contrat écrit juridiquement contraignant. Les lettres de mission aident essentiellement à protéger les entreprises contre les poursuites tout en offrant aux clients des éclaircissements sur les services qu’ils peuvent s’attendre à recevoir et quand. En bref, ils cherchent à éviter les malentendus et fonctionnent essentiellement comme une alternative moins chère et plus simple à un contrat régulier.