Comment la technologie soutient les gens dans les Family Offices
Considérez dans quelle mesure le trafic des e-mails et des SMS d’un family office contient des informations sensibles. Considérons ensuite que 42% des entreprises dont le chiffre d’affaires annuel se situe entre 50 millions de dollars et 1 milliard de dollars ont subi une violation de données en 2020, selon l’enquête RSM US Middle Market Business Index. Ce pourcentage a augmenté chaque année, passant de 4% en 2014 dans l’enquête inaugurale et de 29% en 2019.
La protection de ces lignes de communication et des appareils qui les utilisent réduit les risques tout en permettant la mobilité des membres de la famille et des employés de bureau.
Les solutions incluent le courrier électronique crypté, la gestion des appareils mobiles, les réseaux privés virtuels (VPN) et l’authentification à deux facteurs pour les transactions.
Un VPN sécurise les connexions et protège les données, une garantie particulièrement précieuse étant donné la façon dont la pandémie a accéléré la transition vers le travail à distance. L’authentification à deux facteurs est plus sécurisée que la saisie d’un seul mot de passe, en particulier si l’authentification secondaire implique un appareil distinct.
Stockage et conservation des documents
La transition vers un bureau virtuel incite les family offices à examiner comment ils stockent et conservent les dossiers financiers.
La tenue d’un inventaire de papiers dans un classeur comporte de nombreux risques et nécessite une attention personnelle que les employés et les conseillers pourraient mieux dépenser ailleurs.
Au lieu de cela, une solution de stockage basée sur le cloud est plus facile d’accès à distance, plus rapide à rechercher et plus capable de protéger et de sauvegarder des documents. Des programmes tels que Microsoft SharePoint, OneDrive, TeamDocs et Collaborate peuvent créer des contrôles pour stocker des documents, accéder aux enregistrements et partager des données avec différentes générations de la famille et divers tiers servant le family office.
Gestion du capital humain
Les ressources humaines manquent généralement de ressources dans les family offices, et les lacunes peuvent entraîner des problèmes administratifs et de conformité.
La technologie des systèmes d’information sur les ressources humaines peut, par exemple, automatiser les processus de paie. Même si un family office n’est pas si complexe qu’il a besoin de solutions automatisées pour la gestion de la performance ou le recrutement et l’intégration des employés, les gains d’efficacité obtenus en éliminant les transactions sur papier pourraient être suffisamment précieux pour un petit personnel qui a une longue liste de choses à faire.
Le meilleur ami de l’homme
La technologie soutient les personnes au sein des family offices en créant des gains d’efficacité et en réduisant les risques. De l’investissement à la comptabilité en passant par la conformité, les solutions numériques sont désormais capables d’améliorer chacun des composants opérationnels d’un family office.
«La plupart des employés du Family Office avec lesquels je parle sont dévoués à rendre la famille heureuse, mais ils n’ont pas les gens, les systèmes ou le savoir-faire pour le faire», dit Churchill. «Ils sont souvent dans une position où ils ne peuvent pas réussir, car ils n’ont pas les outils pour évoluer avec la famille. C’est le défi. »
Heureusement, ce n’est pas insurmontable.