Comment former une association de propriétaires



Les associations de propriétaires (HOA) gèrent les problèmes affectant l’ensemble de la communauté, tels que la sûreté et la sécurité, le manque d’entretien de la propriété, les nuisances locales ou la fourniture de services non pris en charge par le gouvernement local.

Les HOA sont généralement formés par les développeurs lorsqu’une nouvelle communauté est construite. Pour acquérir une propriété dans de nombreuses communautés, les acheteurs doivent adhérer au HOA. En conséquence, de nombreuses personnes finissent par rejoindre les HOA sans vraiment comprendre ce qu’elles sont ou comment elles fonctionnent, simplement parce qu’elles tombent amoureuses d’une maison en particulier.

Croissance des HOA

Les associations de propriétaires (HOA) sont devenues de plus en plus répandues. En écrivant sur cette croissance explosive de la formation de condominiums, d’associations de propriétaires et de coopératives, le professeur de politique publique Robert H. Nelson a écrit :

Pas plus tard qu’en 1970, il ne représentait qu’environ 1 % des logements aux États-Unis. Entre 1980 et 2000, la moitié des nouveaux logements aux États-Unis ont été construits et organisés sous la gouvernance privée d’une association communautaire.

Apprenez les lois locales sur les HOA

Les codes de propriété de l’État énoncent les directives juridiques pour la création d’une association de propriétaires. Au Texas, par exemple, le chapitre 204 du code de la propriété stipule qu’un comité de trois personnes doit être formé pour demander la formation d’une association de propriétaires fonciers (POA).

Le comité doit déposer un avis écrit officiel indiquant qu’il a l’intention de créer un POA avec une adhésion obligatoire. Tous les propriétaires de dossiers d’un lotissement doivent être avisés et les propriétaires d’au moins 60 % de la propriété doivent signer et approuver la pétition dans un délai d’un an. Une fois que le POA existe, il peut créer des restrictions par le biais d’un processus de pétition distinct qui nécessite l’approbation des propriétaires d’au moins 75 % de la propriété du lotissement.

Établir le HOA

Le processus d’établissement d’un HOA dépend de l’emplacement du HOA, mais les étapes suivantes seront probablement nécessaires.

  1. Établir une structure d’entreprise en formant une LLC ou une société à but non lucratif.
  2. Créer des engagements, des conditions et des restrictions (CC&R) qui décrivent comment le HOA fonctionnera et quelles règles les propriétaires doivent respecter.
  3. Établir une procédure pour la modification future des CC&R.
  4. Rédiger des règles et des règlements qui mettent les CC&R dans un langage facile à comprendre pour les résidents de la communauté.
  5. Rédiger des documents constitutifs, tels que des statuts constitutifs et des statuts, qui décrivent la fréquence des réunions, les directives de vote, l’élection des dirigeants de la HOA et d’autres procédures opérationnelles.
  6. Élection des dirigeants/membres du conseil d’administration qualifiés. Par exemple, le trésorier a réellement besoin de comprendre comment tenir des livres et gérer de l’argent, par exemple.

Si les personnes établissant le HOA ne sont pas des experts en droit immobilier, l’embauche d’un avocat avec une expertise HOA serait une bonne décision à ce stade. Le HOA ne sera pas en mesure d’appliquer ses règles si elles sont contestées et jugées non légales. Un bon avocat peut également signaler les problèmes clés auxquels les dirigeants de la HOA doivent prêter attention, tels que les lois sur le logement équitable, pour éviter les problèmes juridiques une fois que l’association est en place et fonctionne. Les réglementations fédérales, étatiques et locales ont préséance sur les règles HOA.

Points clés à retenir

  • Les promoteurs immobiliers créent souvent des associations de propriétaires (HOA), dans le cadre de quartiers nouvellement construits ou de communautés fermées.
  • Il est essentiel que les agents de la HOA tiennent à jour les dossiers financiers des opérations.
  • Les règles des associations de propriétaires (HOA) ne dérogent pas aux réglementations fédérales, étatiques et locales.
  • Une HOA a un conseil d’administration qui supervise le fonctionnement de la HOA et applique les règles et les statuts de la HOA.
  • Si vous appartenez à un HOA, vous paierez des cotisations en échange des services offerts dans votre communauté.

Protéger le HOA

Les dirigeants et le conseil d’administration sont chargés de gérer et de superviser le HOA. À ce niveau élevé de responsabilité s’ajoute un niveau de risque élevé. Le HOA a besoin d’un moyen de se protéger si un propriétaire décide de poursuivre.

Pourquoi un propriétaire pourrait-il poursuivre? À Elk Grove, en Californie, un résident a poursuivi son HOA pour les modifications suggérées aux règles de stationnement du quartier. Un homme de Houston a poursuivi son HOA parce qu’il voulait qu’il retire les barreaux antivol de son domicile malgré le taux de criminalité élevé dans la région.

L’assurance des administrateurs et des dirigeants offre une protection financière aux personnes qui dirigent le HOA. Elle couvre à la fois les frais de défense et les dommages et intérêts. Cependant, il ne couvre pas les fautes intentionnelles. L’assurance contre le vol des employés peut protéger l’association si un administrateur, un dirigeant ou un gestionnaire immobilier détourne les fonds de la HOA.

Tenir des dossiers financiers solides

Un HOA a besoin d’argent pour fonctionner, et cet argent vient des résidents de la communauté. Une partie de l’argent finance l’administration du HOA (par exemple, les services juridiques, comptables et de gestion), mais la majeure partie de l’argent va à l’entretien des espaces communs.

Cela pourrait payer pour les services d’aménagement paysager, l’entretien de la piscine et même la collecte des ordures. Une partie de l’argent est dépensée chaque mois et le reste est mis de côté dans un fonds de réserve. Parfois, une dépense importante surviendra qui ne peut pas être payée sur le fonds de réserve du HOA. Dans ce cas, la HOA exigera des résidents qu’ils paient des frais supplémentaires appelés cotisation spéciale.

Un nouveau HOA devra effectuer une analyse de financement et établir un budget pour déterminer le montant à percevoir en cotisations mensuelles auprès du ou des propriétaires de chaque propriété. L’analyse est basée sur les dépenses qui seront payées par les membres de la communauté, combien elles coûteront, combien seront allouées au fonds de réserve et le pourcentage de la propriété de la communauté détenue par chaque résident.

En outre, le fonds de réserve doit être géré et investi pour maintenir la solidité financière du HOA (par exemple, la valeur du fonds doit être préservée contre l’inflation).

Tenir les propriétaires informés

En tant que membres de la communauté qui paient des cotisations et sont affectés par les décisions de la HOA, les résidents doivent être tenus informés des activités de la HOA et de tout problème affectant la communauté.

Les HOA doivent tenir des réunions régulières et informer les résidents suffisamment à l’avance pour que tout le monde ait la possibilité d’y assister. Ils doivent également organiser des élections pour les administrateurs et les dirigeants et s’assurer que tout le monde a la possibilité de voter. Un bulletin communautaire, un e-mail et/ou un site Web peuvent également aider à tenir les propriétaires au courant.

Les dirigeants et directeurs de la HOA doivent conserver des registres détaillés de leurs activités, tels que les procès-verbaux des réunions communautaires. Les associations doivent divulguer régulièrement des informations financières importantes aux membres de la communauté. Les membres doivent être conscients de leurs droits de consulter les enregistrements HOA et d’y avoir accès sur demande.

Application des règles

Les HOA sont des communautés basées sur des règles, donc de temps en temps, elles doivent faire respecter les règles que les membres de la communauté enfreignent. Les HOA doivent également traiter les plaintes des résidents concernant les règles existantes qu’ils n’aiment pas ou les règles qui, selon eux, devraient être ajoutées pour résoudre un problème en cours.

Les HOA doivent appliquer les règles rapidement et de manière cohérente. Les propriétaires qui refusent de se conformer devraient être condamnés à une amende. Si un propriétaire refuse de se conformer, le HOA peut devoir envoyer le compte aux collections ou poursuivre le propriétaire. Les HOA doivent éviter une application sélective – en d’autres termes, ils ne doivent pas jouer les favoris avec les dirigeants des HOA ou les résidents de la communauté avec lesquels ils sont amis. Un comportement biaisé peut mener à des poursuites.

L’embauche d’une société de gestion professionnelle peut réduire le fardeau des dirigeants et administrateurs d’une HOA et éliminer une source potentielle de conflit entre les dirigeants de la HOA et les autres membres de la communauté. La société de gestion peut prendre en charge une grande partie du travail administratif et gérer les désagréments tels que l’application des règles et la perception des cotisations. Elle peut également utiliser son expertise en gestion immobilière pour assurer le bon fonctionnement de la communauté et éviter les erreurs que pourraient commettre des dirigeants et administrateurs inexpérimentés. Cependant, la gestion professionnelle coûte de l’argent, ce qui signifie que les frais mensuels de HOA des propriétaires seront plus élevés.

Le pire des cas pour l’application des règles implique la saisie sur la propriété d’un propriétaire pour non-paiement des cotisations ou des évaluations spéciales. Cette mesure extrême peut créer une situation litigieuse entre le propriétaire et le HOA. Les saisies font également baisser la valeur des propriétés, ce qui n’est pas bon pour les autres résidents du quartier.

Organiser des rassemblements communautaires

Les HOA peuvent concerner strictement les affaires, mais ce n’est pas obligatoire. Une activité amusante occasionnelle permet aux membres de la HOA d’apprendre à se connaître sur une base amicale et sociale, et pas seulement dans le cadre potentiellement conflictuel d’une réunion de la HOA. Si les voisins se connaissent personnellement, la communauté peut être un endroit plus agréable à vivre et les conflits peuvent être plus faciles à résoudre.

La ligne de fond

Former et gérer une association de propriétaires est une tâche énorme avec des responsabilités importantes et des implications majeures. Si vous envisagez d’acheter une propriété dans un HOA, comprenez dans quoi vous vous engagez avant d’acheter.

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